Assistant à la commande publique et agent d’accueil
Nous recherchons un Assistant à la commande publique et Agent d’accueil pour rejoindre notre Secrétariat général. Vous serez chargé(e) d'accueillir le public, de gérer les demandes et de réaliser des tâches administratives variées. En parallèle, vous assisterez le service de commande publique en rédigeant des documents liés aux marchés et en assurant le suivi des procédures.
Missions
Pour le service commande publique et affaires juridiques (40% du temps de travail)
- Rédaction des documents liés aux procédures de marchés
- Mise en forme des rapports d’analyse des offres
- Réponses aux candidats
- Élaboration du dossier du candidat retenu après notification signée par les entreprises
- Constitution de dossiers pour envoi au contrôle de légalité
- Réalisation des déclarations des données des marchés publics
- Suivi administratif de l’exécution des marchés (notification, envoi des ordres de services, sous-traitance, avenants)
- Veille réglementaire sur les marchés publics
En fonction du niveau d’expérience, évolution progressive vers des missions plus complexes en autonomie
- Accompagnement des services dans la définition des besoins et dans l’analyse des offres
- Constitution des pièces administratives des dossiers de consultation
- Gestion des avis de publication
- Participation à la mise en place et au suivi d’une stratégie d’achat répondant aux objectifs de sécurisation et de performance
- Contribution à l’élaboration de référentiels (guides, fiches méthodes, outils)
Pour le service Secrétariat général – accueil (60% du temps de travail)
- Accueil en binôme et en alternance avec l’autre agent d’accueil
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des salles (réservation, mise en place et préparation des salles…)
- Gestion du courrier (enregistrement, répartition dans les services)
- Prise de rdv et gestion des agendas pour les différents services
- Gestion de l’archivage
Profil recherché
Savoirs (connaissances générales et techniques)
- Maîtrise des techniques d’accueil, de secrétariat et des outils de bureautique
- Connaissance et intérêt pour la commande publique
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Sens de l’organisation et de l’adaptation
Savoirs faire (mise en œuvre des savoirs, être capable de)
- Maîtrise de l’outil bureautique (excel, word, powerpoint)
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Capacité à rendre compte
- Accueillir du public et les orienter vers les bons interlocuteurs
- Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe
- Etre organisé et savoir gérer son temps
Savoirs être (individuels et collectifs)
- Autonomie et sens de l’initiative
- Capacités relationnelles et aptitude au travail en équipe
- Aptitude à l'accueil téléphonique et physique discrétion
- Diplomatie, pédagogie
- Rigueur, sens du service public
- Réactivité, dynamisme, curiosité, esprit d’ouverture
Ce poste requiert un bon sens de l'organisation, d'excellentes compétences relationnelles et une connaissance des outils bureautiques. Une expérience en collectivité ou en marchés publics est souhaitée
Conditions
Poste à pourvoir : le 1er janvier 2025
Temps de travail : complet
Date limite de candidature : 30/11/2024
Documents à fournir
Merci de nous adresser par mail à rh@cc-paysdesachards.fr
les documents suivants :
* CV
* lettre de motivation
* prétentions salariales
* vos deux derniers entretiens professionnels
Contact :
- Sur le poste : Emilien LONGIN, Directeur du pôle affaires générales et juridiques: 02.51.05.88.45
- Sur le recrutement : Virginie BUTAUD, Directrice du pôle des ressources humaines : 02.51.05.94.49