Assistant administratif du Pôle Aménagement et Infrastructures (H/F)

Missions 

Gestion administrative pour le pôle 

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle
• Relire, corriger et mettre en page les documents produits par les agents du pôle

Assurer le secrétariat de la directrice du pôle

• Organiser la vie professionnelle de la Directrice du pôle (organiser et planifier les réunions, gérer l’agenda)
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, délibérations, décisions, compte-rendu…)
• Accueil téléphonique et physique (filtrage et orientation des appels téléphoniques, prendre et transmettre des messages)
• Traiter les mails et les courriers
• Assister la Directrice du Pôle dans l’organisation du travail du pôle
• Suivre les projets et les activités portés par la direction du pole
• Suivre des tableaux de bords, mettre en place les outils de suivi
• Assurer l’exécution budgétaire en collaboration avec la directrice du pôle

Assister le service informatique dans les missions suivantes

• Mettre en forme les projets de délibérations, conventions, courriers et décisions
• Suivre les dépenses et les commandes liées au numérique
• Contacter les prestataires et prévenir le service financier (erreurs de facturation, manque des factures…)
• Participer à la gestion du droit à tirage
• Élaborer les dossiers de financement et de subventions liées au numérique
• Suivre les dépenses des marchés et des contrats de maintenance
• Assurer le suivi des échéanciers
• Prêter assistance à la préparation des supports de réunions
• Assurer le prêt de matériel
• Créer les tickets de demande de support sur l’outil GLPI

Mission transversale

• Travail transversal confié aux assistantes en termes de fonctionnement général
• Assurer la continuité de service au sein des assistantes
• Réception des débordements d’appels concernant les services du pôle